Mehr Schüler:innen dank Digitalisierung

Welche Altersgruppe spricht ein bestimmtes Musikschulangebot an? Wie können das Marketing vereinfacht und die Anmeldezahlen trotzdem erhöht werden? Eine Musikschule machte sich auf den Weg.

Ausgangslage

An der Musikschule Oberemmental sanken die Schülerzahlen seit ein paar Jahren, während die Marketingkosten gleichzeitig stiegen – da schien etwas nicht aufzugehen. 2020 wurde Ueli Kipfer in die Schulleitung gewählt, mit dem Auftrag, die Prozesse an der Musikschule näher anzuschauen und zu optimieren. Er hatte gerade einen CAS in digitaler Transformation abgeschlossen, den er später zu einem MAS erweiterte und mit einem Digitalisierungsleitfaden für Musikschulen abschloss.
«Die Musikschule war sehr strukturiert und fit, aber digital noch entwicklungsfähig», sagt er. Die Frage stand im Raum: Mit welchen Massnahmen würde das Team gute Effekte erzielen?
Im Fokus sollten dabei vor allem die Administration und das Marketing stehen.

Das neue grafische Konzept vereinfacht das Marketing signifikant.

Zeithorizont

Die Veränderungsprozesse an der Musikschule fanden in zwei Runden statt.

Als Erstes wurde das Marketingkonzept unter die Lupe genommen.

Dabei entstanden folgende Veränderungen:

ein frisches, neues Logo
Reduzierung der Printprodukte
Entwicklung von Markenvorlagen – Flyer und Plakate, die ganz einfach angepasst werden können
Entwicklung altersgruppenkonformer Werbemassnahmen
neue Website
Stärkung von Social Media, insbesondere Instagram

Der ganze Prozess wurde von einer Steuergruppe begleitet, die aus den Fachschaftsleitungen der Lehrpersonen bestand. Zudem holte die Musikschule gezielt Wissen von extern an Bord: Ein Marketingunternehmen unterstützte zum Beispiel bei der Analyse der Zielgruppen. So stellte sich heraus, dass immer mehr jüngere Kinder im Kindergarten- oder Unterstufenalter an der Musikschule angemeldet seien, sowie auch Erwachsene. Entsprechend konnten Marketingmassnahmen und auch Abosysteme danach an die jeweiligen Altersgruppen angepasst werden.

In einem zweiten Schritt widmete sich die Musikschule der Digitalisierung. Dank eines Wechsels der Verwaltungssoftware – zur von Musikschulleitenden entwickelte Webapplikation imflou – konnten Prozesse vereinfacht und viel Aufwand reduziert werden: ein Quantensprung. „Wir wollten nicht ziellos digitalisieren, sondern die Mitarbeitenden im Prozess mitnehmen“, sagt Ueli Kipfer. Während einer Woche fanden täglich Einführungskurse statt, damit alle Lehrpersonen teilnehmen konnten.

Fazit

Eine Wirkungsmessung zeigte und zeigt laufend auf, ob die getroffenen Massnahmen effektiv sind. Erfasst werden die Schülerzahlen, die Nutzung der Gruppenangebote, Feedbacks der Eltern und auch die Nutzerzahlen auf Social Media.

«Die Zahlen sind deutlich», zeigt sich Ueli Kipfer erfreut. Die Fachbelegungen seien in den letzten Jahren von 650 auf 970 angestiegen, und die Stellenprozente in der Administration hätten von 80% auf 40% reduziert werden können. Das sei ein gutes Zeichen – trotzdem werde die Musikschule eine lernende Organisation bleiben und sich um Weiterentwicklung bemühen.

Ueli Kipfer, Jacqueline Schüpbach, Fabio da Silva
Schulleitung Musikschule Oberemmental (v.r.n.l.)

Musikschule Oberemmental